Quedan muy pocos días para que sea obligatorio llevar a bordo del vehículo el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA), concretamente la norma entra en vigor el próximo 5 de octubre según la información del Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible.

Todos los transportes interiores del territorio nacional con origen o destino en España y en las operaciones de cabotaje deberán contar con el documento, estando exentos sin embargo, los transportes internacionales que discurran parcialmente por España. Así pues estarían afectados por esta medida:

Cargadores contractuales

Quienes contratan el servicio de transporte.

Transportistas efectivos:

quienes ejecutan el transporte físicamente.

Operadores logísticos

Que actúen como intermediarios con responsabilidad contractual sobre la operación.

La norma definida en la Orden TRM/282/2026 ha precisado el alcance: el cargador responde de los datos del envío; el transportista, de los datos de ejecución; y ambos pueden ser sancionados si el documento no existe, no se generó antes del inicio del transporte o incumple datos obligatorios.

Para empresas como la nuestra de transporte de líquidos alimentarios en donde cada servicio puede sufrir cambios de paradas o cambio de planes durante la ejecución, generar la documentación antes de que el conductor inicie el trayecto puede complicar la generación de documentación si esta no tiene una gestión centralizada y digitalizada.

En nuestro caso, hemos implementado la gestión de estos documentos DeCA a través de nuestro ERP y el departamento de tráfico genera y distribuye esta documentación a nuestros conductores en base a la planificación de rutas mediante nuestras aplicaciones internas.

Los requisitos obligatorios que debe cumplir este documento

• Estar generado antes del inicio de la ruta
• Debe poder mostrarse en un control mediante una pantalla o un QR impreso
• Deben estar contenida la información de cargador contractual, transportista efectivo, origen, destino, fecha, naturaleza y peso de la mercancía y matrícula del vehículo.
• Debe conservarse el acceso a la información durante el periodo legal

Esta digitalización se establece como una fase más hacia una trazabilidad y control de transportes basada en información digitalizada, de hecho en julio del año que viene el CMR o carta de porte internacional será válido en toda Europa en su versión digital eCMR aunque cabrá la posibilidad de llevarlo en formato impreso.

Así pues la legislación avanza hacia una gestión del transporte por carretera completamente digitalizada que en la mayoría de los casos facilita la gestión administrativa y ayuda a empresas como la nuestra a ser más eficientes y tener mayor control sobre nuestros vehículos y las entregas.

Una entrega ni empieza cuando arranca la cisterna, ni se acaba cuando se entrega la mercancía. Nuestro equipo está detrás realizando gestiones mucho antes y después del servicio para que todo esté en su sitio.

Todo comienza cuando un cliente emite una orden de carga que pueden llegarnos por varios canales pero en su mayoría son mediante los portales propios de los clientes o por correo electrónico, aunque también nos llegar órdenes por WhatsApp.

A partir de aquí, nuestro equipo se pone en marcha y lo primero es introducir la orden en nuestro ERP, de esta forma ya queda registrada y el propio sistema requiere la información necesaria para planificar la recogida:

Tipo de carga

De qué se trata: leche, agua potable, aceite de oliva, aceite de girasol, vino, zumos, glucosa… según uno u otro producto se destinan diferentes cisternas isotérmicas con variaciones en su equipamiento.

Lugar, fecha y hora de la recogida

La puntualidad es importante en la entrega pero también en la recogida para favorecer los procesos de producción industriales y las planificaciones de stock en almacenes.

Especificaciones de la carga con respecto a equipamiento requerido

No tienen las mismas características ni necesidades la leche fresca que el aceite de oliva o mucho menos que la glucosa. Mientras que en la leche fresca es primordial mantener la temperatura constante, el aceite de oliva tiene una densidad más alta y su carga es más lenta. En el otro extremo, la glucosa necesita bombas lobulares especiales para cargarla debido a su densidad.

Cargas previas de la cisterna

Es habitual que en productos como la leche fresca, las cisternas isotérmicas empleadas carguen exclusivamente este producto o que requieran que los productos previos cumplan ciertas características.

Disponibilidad de conductores

Si tenemos que recoger 8.000 litros de vino tinto Ribera del Duero en la provincia de Segovia para entregar en Burgos, buscamos la forma de mandar la cisterna isotérmica que esté más próxima y sea compatible con la carga pero a la vez no debería ser un conductor que esté próximo al límite de horas de conducción para que tenga tiempo suficiente de cubrir el servicio entero antes de las horas obligatorias de descanso.

Posible carga posterior

En la ecuación de la cisterna y conductor perfecto entra también el factor de carga posterior a la descarga. Si en el ejemplo anterior dejamos los 8.000 litros de vino en Burgos y aprovechamos para cargar 12.000 litros en Logroño para llevar a Francia, tenemos solo un trayecto de 130kms en vacío con lo que aprovechamos los trayectos.

Una vez elegido el conductor, la cisterna y la ruta fijamos todos los detalles en nuestro gestor e informamos al cliente de todos los detalles del servicio enviando toda la documentación necesaria como identificaciones, matrículas, seguros, etc.

El día previo a la carga, desde el departamento de tráfico enviamos todas las instrucciones al conductor asignado a través de nuestras herramientas digitales especificando toda la información de la carga e indicando dirección de lavadero asociado con las especificaciones de lavado ya que hay productos que necesitan determinados componentes en el proceso de lavado de las cisternas isotérmicas.

Durante el servicio, el departamento de tráfico está permanentemente informado del estado del transporte en tiempo real y vamos subiendo a los portales del cliente la documentación que se va generando (albaranes entrada, de recogida, entrega, salida…).

Finalizada la entrega, continúa el trabajo administrativo para el departamento de facturación que se encarga de procesar toda la información contenida en el ERP y emitir la factura en los periodos acordados con el cliente previa conformidad con el departamento de tráfico que validará que todos los ítems facturados se ajustan a los servicios prestados.